Checklist voor je trouwfeest

Waar moet je allemaal rekening mee houden?

Als je gaat trouwen, komt daar veel bij kijken. Vaak maanden vooraf begint de voorbereiding al. Ook op het succes van het trouwfeest heb je zelf veel invloed. Een goede voorbereiding helpt daarbij.

Op internet zijn tal van afvinklijsten voor je trouwdag te vinden. Vaak komt daarbij het huwelijksfeest aan het eind van je trouwdag niet uitgebreid aan bod, terwijl dat een belangrijk onderdeel van je bruiloft is. Daarom helpt deze checklist je juist bij de feestavond.

Als je bruiloft nog meer dan een half jaar weg is:

Bepaal samen welke gasten je uitnodigt

Als je in grote lijnen een beeld hebt van het aantal dag- en avondgasten, helpt je dat enorm bij het kiezen van de trouwlocatie en de eventuele plek voor de lunch, borrel, taart of het diner.

Kies je trouwlocatie, dinerlocatie en waar het feest plaats gaat vinden

Nu je weet hoeveel gasten je op jullie trouwdag gaat ontvangen, kun je daarmee gaan zoeken naar passende locaties voor de ceremonie, het feest en de periode daar tussenin.

Zorg dat je voldoende locaties benadert en bezoekt, zodat je een goed gevoel hebt welke locatie het beste bij je wensen, je gasten en je budget aansluit. Kijk ook naar hoe zij de dag invullen. Hebben ze goede voorstellen? Kun je die aanpassen aan jullie wensen? Of staat hun draaiboek vast? Probeer tot en met je trouwdag een vast contactpersoon (eventmanager) bij de locatie te krijgen.

Kies de datum van je trouwdag

Misschien wel het belangrijkste in deze fase: de datum. Deze kun je ook vaststellen voordat je de locatiekeuze doet, maar dan loop je het risico dat jouw droomlocatie op jullie datum al bezet is.

Als je samen een datum hebt vastgesteld, is het slim om zo snel mogelijk een Save the date te versturen aan je dag- en avondgasten. Kies je een datum in een vakantieperiode? Dan kan het zijn dat je wat meer afmeldingen krijgt omdat je gasten dan net iets geboekt hebben.

Reserveer de betrokken partijen

Na het prikken van de datum, is het zaak om snel de ambtenaar, de trouwlocatie een eventuele tussenlocatie en de feestlocatie vast te leggen. Ook voor de bakker voor de bruidstaart, bloemist, fotograaf, videograaf en dj is het raadzaam om deze snel te reserveren.

Voor ons geldt dat de maanden mei, juni, september en oktober het drukst zijn. Juli en augustus vaak ook, afhankelijk van hoe de vakantieperiodes vallen. Datzelfde hoogseizoen geldt over het algemeen ook voor de andere partijen. Hoe dan ook, wacht hier niet te lang mee. Bij de beste partijen zit over het algemeen de agenda het snelst vol.

Kies je voor een band, artiest, dj of een combinatie? Wat je ook kiest, orienteer je goed! Spreek een paar dj's of artiesten en zorg dat je in zee gaat met de partij die je het beste gevoel geeft. Niet alleen een goede clic is belangrijk, maar ook het vertrouwen dat je trouwfeest daarbij in goede handen is.

Ga tenslotte maar eens na van andere bruiloften die je meegemaakt hebt, goede kans dat van het trouwfeest misschien wel de meeste herinneringen achtergebleven zijn.

Als je bruiloft nog een paar maanden weg is:

Kies een ceremoniemeester

Door op je trouwdag de organisatie over te kunnen dragen aan een of meerdere ceremoniemeesters, kun je zelf die dag alles loslaten en daardoor extra genieten van je trouwdag. Zij zorgen dat iedereen op het juiste moment op de juiste plek is en dat externe partijen een aanspreekpunt voor vragen hebben. Dat klinkt veel spannender dan het vaak is, toch is het prettiger als je die taken op je trouwdag lekker kunt uitbesteden.

Bedenk hoe je je trouwfeest wil openen

De traditionele wissel-stijldans bij het begin van een trouwfeest ligt gelukkig al ver achter ons. Toch verwachten de meeste gasten (en met name de ouders) iets wat als startschot van de feestavond geldt. Er zijn diverse manieren waarop je dit kunt aanpakken, van bescheiden tot uitbundig.

Uiteraard helpen wij je hierbij waar we kunnen. We hebben in ons bestaan tal van creatieve openingen gezien en we geven je graag wat suggesties. Als het nodig is dat muzieknummers aangepast, ingekort of gemixt worden, ook daar helpen we graag bij.

Als je bruiloft nog een paar weken weg is:

Sluit nog een keer kort met de externe partijen

Loop de gemaakte afspraken met alle externe partijen nog een keer na. In deze periode heb je meestal een goed beeld van het daadwerkelijke aantal dag- en avondgasten. Dat is voor het restaurant en de trouwlocatie nuttig om te weten.

Wij stellen een kort gesprek in deze fase ook op prijs. Dat kan telefonisch, digitaal via Teams of Meet, of door samen nog een koffiedate te doen. We nemen de avond nog een keer door en zorgen dat alle puntjes op de i staan.

Stem de zaalindeling af met de feestlocatie

Onze ervaring is dat de meeste eventmanagers prima weten hoe een feestzaal ingedeeld dient te worden. Toch kan het nooit kwijt om dit even te overleggen.

Tenzij je graag een zit-en-praat-feest wil, is het af te raden om veel tafels en stoelen in een zaal te plaatsen. Enkele tafels, voor de oudste genodigden, zijn voldoende. Datzelfde geldt voor statafels. Zorg dat de dansvloer hier niet mee volgezet wordt en beperk het aantal barkrukken per statafel.

Je trouwdag:

Geniet ervan!

We horen vaak dat een trouwdag sneller voorbij gaat dan je vooraf verwacht. Neem daarom de tijd om te genieten en de dag volledig in je op te nemen.

Daarbij heb je de hele dag professionals om je heen die expert zijn in het perfect laten verlopen van jouw trouwdag. De kapster, fotograaf, ambtenaar, eventmanager en natuurlijk wij als dj, zetten alles voor je in het werk om jou de mooiste dag van je leven te laten beleven. Maak je dus vooral geen zorgen en laat het regelen over aan de ceremoniemeester(s).

Relax, geniet, en maak er samen een mooie dag van!